Huishoudelijk Reglement Stichting Knights Templar Motorcyclist Charity Organization ( KTMCO )

A. De Stichting KTMCO bestuurlijk

I. Algemeen

Het huishoudelijk reglement mag geen  bepalingen bevatten die in strijd zijn met de statuten.
Het huishoudelijk reglement kan worden aangepast in geval van wijzigingen in de werkwijze, uitbreiding van de activiteiten of anderszins relevante herzieningen in het beleid en/of activiteiten van de Stichting KTMCO als geheel. De wijziging moet voorgelegd worden aan de Ridderorde zodat zij daarover hun mening kunnen vormen en geven.
Elk jaar, in de vergadering voorafgaand aan de algemene jaarvergadering, wordt het huishoudelijk reglement geëvalueerd en zo nodig aangepast of herzien.
Het huishoudelijk reglement dient in de praktijk als handleiding voor het bestuur en de bij de stichting aangesloten vrijwilligers van Knights en Ambassadeurs

II. Doelstelling van de Stichting KTMCO:

Afgeleid van de Statuten:
Het inzamelen van geld voor zowel zieke als arme kinderen middels het organiseren van motor-events en sponsoractiviteiten op dit gebied. Speerpunten daarin zijn de KTMCO Hobbelmotor en het rijden met een doel, rijden voor een doel. De Stichting KTMCO vindt zich verantwoordelijk voor het ondersteunen en stimuleren van stichtingen die zich inzetten voor het welzijn van kinderen en schenkt aan de gekozen stichtingen 1 eurocent per gereden kilometer.

III. Werkwijze van de Stichting KTMCO.

III.1. Structuur van de stichting.
De Stichting KTMCO bestaat uit een Bestuur, Knights, Ambassadeurs en een Ridderorde.
Afgeleid van de Statuten wordt gekozen voor een bestuur met een oneven aantal van minstens drie leden, te weten:

  • Voorzitter
  • Secretaris
  • Penningmeester

De Ridderorde bestaat uit Knights en Ambassadeurs die toegelaten zijn tot de Ridderorde door getoonde inzet. Zij kunnen meedenken en meepraten over het beleid.
Door de Ridderorde kunnen werkgroepen worden gevormd die ad hoc of structureel de activiteiten van het bestuur ondersteunen.

III.2. Taken en bevoegdheden bestuursleden

De functies die binnen het bestuur van de Stichting KTMCO bestaan zijn de volgende:

  • Voorzitter
  • Secretaris
  • Penningmeester

Eén persoon kan voor meerdere functies verantwoordelijk zijn. Wanneer een bestuurslid tijdelijk niet in staat is zijn functie naar behoren te vervullen, zullen andere bestuursleden, zo veel mogelijk de taken overnemen. Tijdelijke vervangingen van bestuursleden onderling vinden in overleg plaats. Wanneer er een vacature is worden de taken verdeeld over de overige bestuursleden. Het bestuur kan zo nodig advies en ondersteuning vragen van de Ridderorde.

III.3.   Vergaderregels 

  • Frequentie

Het bestuur vergadert ten minste vier maal per jaar.

  • Agenda

Bestuursleden en de Ridderorde  kunnen voor de vergadering agendapunten inbrengen, daarna wordt de agenda opgesteld en gedeeld  aan de bestuursleden via het forum.

In principe wordt de vergadering afgewerkt volgens de agenda;

  •           Op verzoek kan de voorzitter van die volgorde afwijken;
  •           De voorzitter kan staande de vergadering besluiten een of meerdere punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
  •           Belangrijke agendapunten kunnen worden toegevoegd bij de vaststelling van de agenda aan het begin van de vergadering.
  •          Verantwoordelijkheid

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

  • Notulen

Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteitenoverzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden en wordt samengevat op het forum.

  • Inbreng tijdens de vergadering.

Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;

Ideeën van zowel Bestuursleden, Knights en Ambassadeurs zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering.

III.4.   Rooster van zitting hebben en aftreden

Aftreden geschiedt met inachtneming van een opzegtermijn van drie á zes maanden.

Een bestuurslid dat niet naar behoren functioneert, kan met een meerderheid van stemmen tot aftreden worden gedwongen. Het bestuur dient altijd te bestaan uit minimaal drie leden en wordt benoemd voor 1 jaar.

Gecombineerd aftreden is niet mogelijk voor de volgende combinaties:

  • Voorzitter/Secretaris
  • Voorzitter / Penningmeester
  • Secretaris/Penningmeester

Als er voor een functie geen opvolger is, nemen andere bestuursleden de taak op zich.

III.5.   Jaarvergadering

Eénmaal per jaar is er een jaarvergadering gekoppeld aan een ontmoetingsdag. De jaarvergadering wordt voorbereid door het bestuur.

De voorzitter van het bestuur is voorzitter van de jaarvergadering.

III.6. Taken en bevoegdheden Bestuursleden en Ridderorde

Het voltallige bestuur bewaakt de doelstellingen en het beleidsplan van de stichting

Bestuur

De Voorzitter:

  • is in de eerste plaats coördinator en stemt de activiteiten binnen de stichting op elkaar af
  • inspireert de overige bestuursleden en is op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.
  • delegeert en draagt taken over en stimuleert samenwerking
  • leidt de vergaderingen en besprekingen en neemt verantwoordelijkheid
  • is de spreekbuis van het bestuur naar de Knights en Ambassadeurs

 

De Secretaris:

  • het opzetten en bijhouden van het archief ten behoeve van de notulen
  • het bijhouden van de administratie en contactgegevens
  • het voorbereiden en plannen van vergaderingen, in overleg met de voorzitter
  • het in de gaten houden van de bestuurlijke regels
  • het publiceren van de mededelingen namens het bestuur op het forum

 

De Penningmeester:

  • heeft uitsluitend een adviserende en ondersteunende rol binnen het bestuur
  • heeft het beheer over de bankrekeningen van de stichting
  • betaalt de binnengekomen facturen en maakt facturen en bewaakt de betaling hiervan.
  • stelt de bankafschriften en facturen per kwartaal beschikbaar aan het bestuur
  • heeft zijn eigen taken binnen het PR & Marketing team van de stichting

 

De Ridderorde kan:

  • de vergadering bijwonen en meepraten
  • eigen initiatieven ontwikkelen om een vergadering bijeen te roepen
  • voor de bestuursvergaderingen een thema of voorstel inbrengen
  • zitting nemen in een werkgroep

B. De Stichting KTMCO praktisch

I. De activiteiten

De Stichting KTMCO ondersteunt minimaal 2 goede doelen per jaar, deze staan benoemd in het beleidsplan en krijgt gestalte door:

  • Iedere Knight en Ambassadeur betaalt 1 eurocent per kilometer in het laatste kwartaal van een kalenderjaar
  • Het promoten van de goede doelen tijdens evenementen

Belangrijk speerpunt is de KTMCO hobbelmotor. Deze krijgt gestalte door:

  • bijdrage Knights
  • het werven van sponsors
  • het werven van adverteerders
  • het verkopen van KTMCO artikelen in de webshop en op evenementen

II. Financiën

II.1. De inkomsten van de Stichting KTMCO.
De inkomsten van de stichting bestaan uit:

  • bijdragen Knights voor gebruik van de patches
  • advertentieverkoop
  • sponsoring
  • giften en donaties
  • subsidies, fondsen

II.2. Het beheer van de financiën

De financiën worden beheerd middels een lopende rekening en een spaarrekening.
Er wordt een jaarrekening en een verslag gepresenteerd op de jaarvergadering die tevens in de eerste maand van het jaar gepubliceerd wordt op de website en bij de ANBI toezichthouder.

II.3. Het gebruik van de financiële middelen.

De financiële middelen worden aangewend voor de volgende zaken:

  • activiteiten te organiseren door het bestuur en de werkgroepen
  • bestuurskosten gemaakt door individuele bestuursleden ten behoeve van de stichting
  • stichtingskosten zoals: hosting voor de website, kamer van koophandel, onderhoud en ontwikkeling van de website e.a.
  • (inter)nationale contacten die een bijdrage leveren aan het ontwikkelen en ondersteunen van KTMCO

III. Knights / Ambassadeurs en leden van de Ridderorde
Vrijwilligers van de stichting krijgen een aantal rechten en privileges. Zij:

  • worden opgenomen in de contactgegevens op de website, en ontvangen een inlogcode
  • krijgen toegang tot het forum op de website en tot de besloten Facebook groep
  • worden rechtstreeks op de hoogte gehouden van het laatste nieuws van de stichting
  • kunnen participeren in beleidszaken ( Alleen Ridderorde )
  • dragen het grote logo en kunnen KTMCO kleding kopen ( Alleen Knights )
  • kunnen hun stem laten horen tijdens de ontmoetingsdagen
  • ontvangen verschillende kortingen op artikelen van KTMCO

Men wordt Knight tegen betaling van een jaarlijks bedrag. De bijdrage bedraagt € 50,- per kalenderjaar ( plus eerste jaar eenmalig € 75,- borg  )

De Knights Templar jaarlijkse bijdrage wordt automatisch voor een jaar verlengd, tenzij de Stichting KTMCO vóór 15 november van het lopende jaar een schriftelijke opzegging/wijziging heeft ontvangen. Bij beëindiging/wijziging in de loop van een kalenderjaar blijft over het gehele jaar de jaarlijkse bijdrage verschuldigd en vindt er geen teruggave plaats van de jaarlijkse bijdrage. Na inlevering van de patches, zal € 75,- borg terug betaald worden ( patches die voor 31-12-2016 uitgeleverd zijn hebben een borg van € 35,- ). Eventueel gekochte KTMCO kleding mag niet meer gedragen worden na beëindiging. Bij opzegging ontvangt u een schriftelijke bevestiging.

Toetreding tot de Ridderorde kan alleen plaatsvinden op voordracht.

Patches en ( geborduurde ) logo’s blijven ten alle tijden eigendom van de stichting.

IV. Werkgroepen

De werkgroepen:

  • worden gevormd voor het organiseren en uitvoeren van uiteenlopende activiteiten
  • worden gevormd door zowel Knights als Ambassadeurs
  • kunnen ad hoc of structureel zijn
  • externe deskundigen kunnen zitting hebben in een werkgroep. Dit kan zijn voor een onderzoek – project – denktank of beleidszaken
  • er is een budget beschikbaar te bepalen door het bestuur
  • werkgroepen werken conform de richtlijnen van het bestuur
  • bestuur is eindverantwoordelijk, stuurt de werkgroep en is bevoegd de werkgroep te ontbinden als daar aanleiding toe is.
  • elke werkgroep heeft een contactpersoon in het bestuur.
  • namen van de werkgroep leden met een contactadres staan vermeld op de website.

Het bestuur streeft ernaar de volgende werkgroepen (structureel) te benoemen:

  • Redactie Team
  • Evenementen en Ritten Team
  • PR & Marketing
  • Website

Voor de jaarlijkse vergadering c.q. ontmoetingsdag zal elke keer een ad hoc werkgroep worden benoemd.

V. Overige taken

Taakomschrijving komend uit bijvoorbeeld de werkgroepen.

De Beheerder:

Verzorgt het versturen van de patches en houdt de voorraad bij. Beheert de reclame materialen zoals vlaggen, roll-up banners en promotie spullen. Behandeld de webshop bestellingen. Houd van alles voorraad en uitleen lijsten bij die inzichtelijk zijn voor het bestuur.

Hoofdredactie:

Stelt de uiterste inleverdatum vast voor de kopij van het magazine. Plaatst de advertenties en artikelen via de daartoe desbetreffende website. Verzorgt de eerste controle van het magazine en zorgt dat deze beschikbaar is voor eindcontrole.

Redactie team:

Het redactie team zorgt er samen voor dat er voldoende artikelen zijn voor het KTMCO magazine. Deze artikelen staan beschreven in het team gedeelte op het forum.

Evenementen en Ritten team:

Het evenementen en ritten team zorgen samen voor de evenementen vanuit KTMCO, de taken zullen onderling verdeeld worden bij ieder evenement. De plannen en uitwerking zal goed geventileerd moeten worden zodat iedereen op de hoogte is.

PR & Marketing team:

Het PR & Marketing team zorgt voor de publiciteit van KTMCO via de nieuwspagina van de website en social media. Verzorgt de contacten met andere stichtingen en tracht sponsoren en adverteerders te vinden voor KTMCO.

Webmaster:

Zorgt dat de website up to date is en blijft. Zorgt dat de website de uitstraling heeft van de stichting zoals door het bestuur bepaald. Zorgt dat de website goed vindbaar is in de zoekmachines.

VI. KTMCO logo’s

De logo’s van KTMCO zijn eigendom van de stichting en mogen zonder uitdrukkelijke toestemming niet gebruikt worden.

De Knights mogen het grote logo dragen op zowel vest als kleding alsmede de naam Knights Templar.

De ambassadeurs mogen alleen de naam KTMCO op de kleding hebben. Het grote logo alsmede de naam Knights Templar is voorbehouden aan de Knights.

Het Rijden met een doel, Rijden voor een doel logo mag door iedereen gebruikt worden.